一、 檔案管理的現狀與問題
近年來，我國檔案事業取得了長足的發展，檔案事業的規模擴大了，數量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統檔案管理手段與技術所導致的問題日益突顯：
（一）、檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長
傳統方式下，檔案入館后先需進行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。這種操作方式耗費大量活勞動和時間，導致較多檔案入館后被長期堆放、一隅得不到及時整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫多為簡單、重復性勞動，手工處理方式使得整個流程既繁瑣又低效。
（二）、檔案存放次序較易被打亂
雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。
（三）、檔案查閱耗時長
隨著檔案規模與種類越來越龐大，要查找某一檔案時，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據檔案的編目信息在檔案架的每一格進行查找。一旦檔案存取時沒有按規定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。
（四）、檔案的盤點操作不科學
由于檔案數量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內，因此在盤點檔案時一般只清點檔案盒的數量。但在每個檔案盒內存放的檔案種類、數量均不相同，這種盤點方式并不能真正反映檔案儲存的真實信息。如果要拆開每個檔案盒進行盤點，那將是一項十分龐大的工程。
（五）、對失效檔案的管理滯后
有效期限是檔案價值體現的重要標志之一。因此，超過有效期限的檔案是沒有任何價值的，需要經常性銷毀以減少對檔案庫存資源的占用。但是，由于傳統管理模式下檔案盤點工作的困難，管理人員對檔案的儲存時間信息掌握很不準切，使得失效檔案不能被及時發現和處理。因此，很多已過保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲存在貨架上，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負荷和成本。

鑒于這種現狀，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID（無線射頻識別技術）技術的快速發展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優越性。

二、 RFID技術應用于檔案管理的方案設計

　�。ㄒ唬㏑FID技術簡介
RFID（Radio Frequency Identification），即無線射頻識別，是興起于20世紀90年代的一項自動識別技術。一個典型的RFID系統由射頻電子標簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構成。它集編碼、載體、識別與通訊等多種技術于一體的綜合技術，主要原理是利用無線電波對一種標記媒體進行讀寫、識別的過程，非接觸性是它明顯特征。在實際應用中，讀寫器將特定格式的數據寫入RFID標簽，然后將標簽附著在待識別物體的表面。讀寫器亦可無接觸地讀取并識別電子標簽中所保存的電子數據，從而實現對物體識別信息的遠距離、無接觸式采集、無線傳輸等功能。

　�。ǘ�） 將RFID技術應用于檔案管理，有著以下優點：

　　1、非接觸式數據采集。RFID技術極大地增強了管理者對庫區存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標簽的檔案盒在閱讀器前經過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內檔案的具體名目、數量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業環節，提高了作業效率，從而有助于管理者實施庫存檔案的動態化管理。
2、快速掃描，且一次性數據處理量大。RFID讀寫器可以同時從多個射頻標簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內容摘要信息等多項相關數據信息。如一些讀寫器可以每秒讀取200個標簽的數據，這比傳統掃描方式要快超過100倍。
3、標簽信息容量大，使用壽命長，可重復使用。和傳統的條形碼、磁卡等數據存儲介質相比，RFID標簽可存儲的數據量大大增加，可達1K甚至更大的容量；標簽的內容可以反復被擦寫,而不會損害標簽的功能，從而可實現標簽的重復使用。
4、安全性高。標簽的數據存取具有密碼保護，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數據不易被偽造和篡改。
5、抗污染性能強和耐久性，傳統條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但 RFID對水、油和化學藥品等物質具有很強抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損； RFID卷標是將數據存在芯片中，因此可以免受污損。
6、體積小型化、形狀多樣化，RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質。此外， RFID標簽更可往小型化與多樣形態發展，以應用于不同檔案。
7、可重復使用，現今的條形碼印刷上去之后就無法更改， RFID標簽則可以重復地新增、修改、刪除RFID卷標內儲存的數據，方便信息的更新。
8、穿透性和無屏障閱讀，在被覆蓋的情況下， RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質，并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼
9、標簽具有EAS防盜功能，配合門型通道天線，可以很好的防止檔案丟失，實現非法取走報警功能

　�。ㄈ�）基于RFID的檔案自動化管理系統功能模塊設計
鑒于RFID的以上優點，將其應用于檔案管理工作中不僅能大大提高管理的效率，同時還有助于提高檔案管理的安全性。由此，一套基于RFID技術的檔案管理自動化管理系統，其主要由RFID數據管理系統和檔案管理信息系統組成，如圖1所示。
1、RFID數據管理系統
該系統由中心數據庫和終端管理器組成，是系統的數據存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括讀寫器與手持式閱讀器，是中心數據庫獲取信息與輸出信息的重要端口。讀寫器的作用是負責將數據庫中的信息寫入標簽或是將標簽中的信息導入數據庫；手持式閱讀器是管理員進行現場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數據導入至中心數據庫，進而為檔案管理信息系統各功能的使用提供數據支持。
2、檔案管理信息系統
該系統由儲位管理子系統、查詢管理子系統、銷毀管理子系統和安全管理子系統構成。其中儲位管理子系統又由儲位自動識別模塊和檔案自動識別模塊組成，而安全管理子系統包括監控模塊和警報模塊。
3、系統具體功能如下：
（1）儲位管理子系統：該子系統能夠實現檔案自動識別模塊所儲存的檔案盒編號和儲位自動識別模塊所儲存的儲位編號自動匹配，從而在進行檔案的出入庫時較好地實現檔案儲位的定位。此外，儲位自動識別模塊還具有儲位分配、儲位信息管理的功能，可實現檔案館儲位的可視化、動態化管理。
（2）查詢管理子系統：在檔案需要被查閱時，由該子系統提供檔案編目查詢、密級查詢等，并發出出庫指令，指令通過計算機總線將查詢信號傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫作業。
（3）銷毀管理子系統：檔案入庫前，在銷毀管理子系統中設定每份檔案的保管期限，當到達保管期限時，銷毀管理子系統自動提醒管理人員失效檔案的相關信息，由管理人員作進一步處理。管理人員也可由該子系統查看將要到期或是已到期銷毀的檔案信息。
（4）安全管理子系統：該子系統負責檔案防盜和現場監管，實施檔案管理的安全機制。當檔案盒在非正常情況下離開儲位（指不經查詢子系統發出出庫指令情況下），安裝于儲位區的閱讀器將捕捉到這一信息，將檔案信息無線傳回管理系統，監控模塊將會把這一異常信息立即發送給警報模塊，警報模塊接受到信息后向計算機控制中心發出警報。
綜上所述，RFID數據管理系統與檔案管理信息系統通過系統接口實現系統間的對接，由RFID數據管理系統實現檔案數據的收集、儲存、讀寫電子標簽；檔案管理信息系統實現對檔案信息的應用與管理。同時，可對系統用戶設置不同權限，以實現對用戶的安全性管理。
（三）硬件設備的應用方案
一般來說，檔案庫房的面積較小，可選擇高頻或超高頻（HF/UHF）頻段的讀寫器和無源電子標簽。RFID標簽根據用途不同可以分為檔案標簽和儲位標簽。
1、標簽信息項的設定
檔案標簽上儲存的信息項包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內容摘要等。
庫位標簽上儲存的信息項包括：儲位類型、儲位編號、存放的檔案編號區間及數量。
2、標簽安裝
² 在檔案標簽中，將電子標簽封成卡狀或不干膠紙質，貼于每個檔案盒或檔案文件上。檔案盒采用塑料或紙質材質，利于RFID標簽的粘貼與取下，同時盒體不易損傷可循環使用從而降低儲存成本�？紤]到防濕、防潮需求，可在盒內放置少量干燥劑。
² 而儲位標簽在儲位不需要調整或者標簽沒有損壞的情況下，一般只需安裝一次。儲位標簽直接安裝在儲位正下方的支撐橫梁上。
3、電子標簽介紹：
UHF（VANCH EPC Class1 Gen2）電子標簽：
HF（NXP ICODE SLI-SY）電子標簽：
主要特性：
40年數據存儲
·符合ISO 15693 / ISO 18000-3
·2,048字節的片載存儲
·密碼可選的電子防盜功能
·密碼保護的寫入命令，以防未經授權篡改數據
·密碼保護隱私模式
·基準RF性能和可靠性
4、閱讀器安裝
在檔案室墻壁或天花板上安裝閱讀器，設備的正常工作需外接110 - 240 VAC 電源適配器，并有局域網或無線局域網覆蓋，以進行數據傳輸。將RFID標簽閱讀器RJ45口與電腦網口相連接，從而可將RFID標簽閱讀器讀取的數據通過網絡或無線網絡的方式傳回服務器。
（1）閱讀器介紹：
5、天線安裝
為確保檔案標簽數據的讀取，需要根據檔案室實際情況，包括檔案柜、檔案密集架的尺寸樣式、材料來確定天線布置，確保最佳讀寫效果，天線需要定制。
6、多天線分支器
VX-3 UHF RFID天線分支器是由萬全智能開發的最新一代產品。該分支器是一個可擁有1-8個接口的超高頻天線分支器，它可用于聯網和在實時檔案資產跟蹤及智能密集架中分配RFID天線。VX-3天線分支器由主天線分支器和從天線分支器組成。
主天線分支器的每個射頻輸出端口（ANT1~ANT8）可以連接多達32個RFID天線。也就是每個主天線分支器可以支援4個從天線分支器。注意:考慮到實際的應用場合，實際使用數量未必達到256個天線，請合理規劃以發揮出最大效能。靈活的天線布置、擴大讀寫控制半徑、大大節省系統成本.
（1）主天線分支器
7、手持式閱讀器
用于檔案資料盤點、順架清理、。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進行現場核對，修改系統信息或現場信息，從而完成檔案順架盤點。
（四）、 RFID技術應用于檔案館檔案管理的流程設計
（1）入館
新的檔案入庫前，首先要根據檔案的類別、年份和密級等相關信息對新建檔案進行編目，并通過終端管理器寫入RFID標簽，生成的電子標簽數據被傳送到中心數據庫里以備系統其他模塊調用。
檔案入館的流程如圖2所示：
入庫時，檔案管理信息系統的儲位管理子系統發出入館指令，然后讀取要入館的檔案盒信息，然后儲位自動識別模塊與檔案自動識別模塊進行檔案盒信息匹配，匹配后由儲位自動識別模塊分配該檔案盒的存放儲位，確認無誤后，管理員發出入館確認信息，確認信息通過計算機總線傳遞至該檔案架，儲位指示點亮起，管理人員將檔案盒放至指示點所指示的儲位，按下儲位上的確認按鈕，指示燈熄滅，確認信號反饋回管理系統，入館結束。全部檔案入庫完畢后，在查詢管理子系統中可對已入館的檔案信息進行查詢，從而實現對檔案的可視化、動態化管理。
（2）盤點
由于RFID的使用，盤點檔案變成一項簡單快速的工作：由檔案管理信息系統的查詢子系統發出盤點指令，RFID閱讀器立即完成對檔案的相關信息以及相應的儲位信息的收集，并自動返回所收集的信息與中心數據庫中的數據進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進行現場核對，修改系統信息或現場信息，從而完成檔案盤點。
（3）查閱
檔案的查閱流程如圖3所示：
在查詢相關檔案時，管理員首先通過查詢管理子系統查閱檔案的編目號，系統將根據編目號提取中心數據庫里所儲存的數據信息，核對無誤后發出出庫指令，儲位管理子系統中的檔案自動識別模塊將根據編目號映射其儲位編號，找到該檔案所存放的物理位置。管理員發出出庫指令，儲位指示燈亮起。當檔案經過出庫口時，出庫口的RFID閱讀器將讀取檔案信息反饋給管理系統，管理人員再次確認所查檔案與所出庫檔案一致后確定出庫。此時，系統將記錄下檔案的出庫時間信息。如若反饋信息與查詢信息不一致，監控模塊將向警報模塊發出異常警報。
（4）安全管理
安全管理子系統可實現對檔案館現場的實時監控與異常警報功能，以防止檔案被毀、被盜等。
（5） 防毀管理
每份檔案入館時先精確測量其重量、頁碼等物理特性, 并存入RFID數據管理系統, 由監控模塊對這些信息進行監控。在檔案被查閱后歸還時，管理員對該檔案的物理特性再次進行檢測，并與檔案借出之前的數據核對，從而可以及時發現檔案有沒有被撕毀、缺失等。
（6）防盜管理
所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當檔案被取出時，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進行核對，如果檔案是未經檔案管理信息系統發出出庫指令而異常離開庫位，監控模塊會激活警報模塊發出異常情況警報。
（7）銷毀
檔案的價值具有時間效應，對于失去存檔價值的檔案需要進行銷毀處理，以減輕對檔案管理資源的占用。當檔案在入館時，將保管期限寫入RFID標簽并存儲于中心數據庫中。在保管過程中，當有檔案達到保管期限時，銷毀管理子系統將自動跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續保管處理。同時，管理人員也可以通過檔案銷毀管理子系統發出無線指令，由各檔案盒上的RFID標簽反饋回保管期限信息，實現對檔案的有效期管理。